10 правил, которые помогут навести порядок в электронной почте

Оглавление


Постоянно увеличивающийся объем почтовых сообщений, способен со временем превратить ваш ящик в огромное хранилище в большинстве своем бесполезных писем, в котором тонут безвозвратно нужные сообщения. Всевозможные подписки, рассылки, почтовые уведомления, очень быстро заполняют ящик тоннами писем. Если не наводить в этом порядок, то со временем можно легко пропускать очень важное письмо. Да и работа с таким хранилищем, малоэффективна.

Не знаю, как для вас, а для меня порядок в электронной почте означает порядок в работе и в голове. Если организация мейлов дается вам непросто, то эта статья для вас, потому что ее цель - помочь вам навести порядок в электронной почтеи поддерживать его, используя правильный подход в работе с почтой. Для этого достаточно соблюдать следующие 10 правил.

1. Работайте со всеми своими сообщениями в одном месте

Если у вас множество различных почтовых аккаунтов, ты обычная проверка почты может занять значительное время. Ведь для каждого аккаунта придется пройти процедуру аутентификации. Ввести логин и пароль. Вот и получается что кроме того, что вам нужно время на проверку почты в этих аккаунтах, вам нужно еще вводить отдельно логин и пароль для каждого из этих аккаунтов.

Хорошее решение здесь это единая точка входа для всех этих аккаунтов. Введя один раз логин и пароль в едином аккаунте, вы получаете доступ ко всем письмам из остальных аккаунтов сразу. Это означает, что вы больше не должны логиниться в множестве различных почтовых аккаунтах. Ваша цель - просто зайти в одно место и увидеть там все свои сообщения. Для этого я рекомендую использовать gmail или почтовый клиент вроде thunderbird. Поэтому первый шаг - создать новый gmail аккаунт или загрузить thunderbird. Новый аккаунт будет содержать все сообщения из остальных аккаунтов.

2. Переадресуйте все свои почтовые ящики на новый аккаунт

Настройте переадресацию сообщений из всех ваших e-mail адресов на новый gmail аккаунт или в thunderbird. Таким образом, письма которые попадают в ваши аккаунты, будут перенаправляется в единый аккаунт, и вы сможете увидеть их все в одном месте. Согласитесь это намного удобнее, чем посещать все аккаунты один за другим. Настройка переадресации писем не займет много времени, но поверьте, сделает процесс чтения писем очень удобным.

3. Удалите все сообщения старше года

В нашей жизни всё настолько стремительно меняется, что то, что было актуально еще несколько месяцев назад, сегодня просто может потерять всякий смысл. Также и с почтовыми сообщениями. Согласитесь, если письмо было отправлено вам больше года назад, то информация в нем скорее всего уже неактуальна. Поэтому смело выделяйте такие сообщения и жмите кнопку "удалить". Сообщений в вашей электронном ящике сразу станет намного меньше. Нет смысла хранить старые письма, подписки, уаедомления, ведь почти со стопроцентной вероятностью можно утверждать, что вы никогда больше не будете открывать и читать эти письма. Не захламляйте свой ящик, удаляйте то, что больше вам не нужно.

4. Отпишитесь от всего, что вам больше не интересно

Посещая различные сайты и блоги, мы очень часто подписываемся на обновления или новости, считая информацию на этих сайтах полезной и интересной. Часто надеемся, что новые статьи будут нам также нтересны и впредь, и поэтому желаем получать уведомления о них на свои почтовые ящики. Таким образом мы сами создаем огромный поток ненужных по сути сообщений, большинство из которых просто хранятся в наших почтовых ящиках оставаясь так никогда и не прочитанными.

Ведь вам постоянно приходят письма, которые вы не читаете? Если да, то стоит отписаться от подобных рассылок! Вы можете сделать это либо вручную, либо с помощью специальных сервисов.

5. Архивируйте

Это правило, пожалуй, самое важное. Очень много людей при работе с электронной почтой забывает о мегаполезной функции архивации сообщений.

Каждый раз как вам приходит новое сообщение удаляйте его сразу после прочтения, если эта информация не понадобится вам в будущем, или архивируйте сообщение, если в нем содержится важная информация (позже вы сможете его найти, воспользовавшись функцией поиска).

В папке "входящие" лично я оставляю только те сообщения, на которые мне нужно дать ответ и стараюсь ответить на них до конца дня.

6. Подготовьте шаблоны ответов

Шаблоны ответов это по-настоящему полезная вещь, причём экономит значительно ваше время. Применяя такие шаблоны вы сможете не только сэкономить много времени, но и избежать грамматических ошибок, составляя ответы на однотипные письма. Шаблоны широко и активно использует те, кто активно работает с почтой. С помощью шаблонов все ваши исходящие письма, будут выглядеть стильно и профессионально, создавая о вас хороший имидж.

Если вам часто (допустим, по работе) приходят однотипные сообщения, на которые вы обычно отвечаете почти одинаково, подготовьте шаблоны ответов на них. Просто скопируйте текст ответа в документ word или любой другой текстовый редактор и сохраните его. Шаблоны можно хранить в "черновиках" непосредственно в вашей электронную почте. Это сэкономит вам кучу времени, ведь в следующий раз вы сможете просто скопировать текст ответа из шаблона, и вам не придется каждый раз писать письмо сначала.

7. Создавайте папки

Какой самый лучший способ организовать множество документов? Правильно, самый лучший способ организации документов это сортировка их по папкам. Здесь можно придумать множество схем удобных именно для вас. Можно создавать папки по темам или по отправителям. Здесь уже дело вкуса.

Большинство почтовых сервисов позволяет создавать непосредственно в электронной почте папки для сортировки сообщений. Воспользуйтесь этой возможностью - создайте несколько тематических папок, например, "проект а", "отпуск", "ответить до конца недели" и т.п., и сохраните там все необходимые вам сообщения.

8. Проверяйте электронную почту в определенное время

Если вы привыкли проверять электронную почту несколько раз в час, то она может серьезно отвлекать вас от более важных дел. Чтобы этого избежать, выделяйте, скажем, по полчаса утром и вечером на работу с электронной почтой. Таким образом, вы не будете тратить на мейлы больше времени, чем нужно. А если вы принадлежите к тем людям, которые постоянно забывают проверить электронную почту, то привычка делать это ежедневно в одно и то же время станет для вас очень полезной.

9. Используйте автоответчик

Нет ничего хуже, чем, вернувшись из отпуска, увидеть на электронной почте сотни непрочитанных писем. Чтобы избежать этого, люди даже готовы регулярно проверять электронную почту во время отпуска. О чем они видимо не догадываются, так это о существовании специальной функции "автоответчик", которая доступна во всех популярных почтовых сервисах.

Все, что вам нужно сделать, - это написать письмо о том, что вы в отпуске и ответите на все сообщения, когда вернетесь. А теперь настройте так, чтобы это письмо посылалось автоматически в ответ на каждое новое сообщение. Таким образом, за время отпуска ваша электронная почта не выйдет из-под контроля.

10. Используйте правило 2-х минут

Воспользуйтесь советом Дэвида Алена: "Если ответ на сообщение займет у вас не больше 2-х минут, сделайте это сейчас. Не ждите!" Это по-настоящему дельный совет не откладывать на потом то, что можно сделать сразу и быстро. Возьмите за правило сразу отвечать на письма, ответ на который будет коротким и лаконичным.

В этой ситуации можно представить себя: когда вы отправляете сообщения какому-либо адресату, вы надеетесь как можно скорее получить ответ по важному вопросу. А получая быстрый ответ вы осознаете, что к вам относятся с пониманием и уважением.

Как видите, в работе с электронной почтой главное систематичность. Организуйте себя, свое время, и структуру ваших почтовых ящиков, чтобы сделать работу с почтовой перепиской наиболее эффективной и успешной. Не пренебрегайте этими правилами, осознайте важность В наш век почтовой переписки. Достаточно выработать у себя правильные привычки и уже через несколько дней вам удастся постоянно поддерживать папку входящих сообщений на нуле.

Реклама
Поделиться
Качественные премиум темы и шаблоны для Вашего сайта:

Смотреть полный каталог качественных тем и шаблонов

Здесь Вы можете выбрать из более чем 46 000 готовых дизайнов. Шаблоны сайтов + установка + хостинг + персонализация + поисковая оптимизация + копирайтинг — все эти услуги вы всегда можете получить от профессионалов мирового уровня!

Добавить коментарий

двадцать + четырнадцать =